La Legge di Bilancio 2025 prevede diverse misure per la digitalizzazione del sistema fiscale al fine di prevenire l’evasione e semplificare gli adempimenti.
Tra queste, spicca l’implementazione di diversi sistemi per garantire la tracciabilità delle transazioni elettroniche di esercizi commerciali, attività artigianali e studi professionali.
In particolare, a partire dal 2026 entrerà in vigore l’obbligo di integrazione tra il registratore di cassa e il dispositivo per i pagamenti tramite POS.
In questo modo, per ogni pagamento ricevuto col POS, il sistema genererà automaticamente uno scontrino o una fattura e li trasmetterà all’Agenzia delle Entrate.
Questo costante flusso di dati permetterà all’amministrazione finanziaria di verificare in ogni momento la congruità e coerenza della documentazione fiscale con gli incassi elettronici dell’attività.
Le diverse soluzioni per l’integrazione
Le soluzioni tecniche per adeguarsi alla normativa sono diverse e, a seconda della strumentazione in possesso degli esercenti, possono risultare più o meno impegnative.
Per esempio, alcuni dispositivi sono predisposti al collegamento semplicemente tramite un cavo USB, in modalità wireless o, con qualche passaggio in più, attraverso un software di interfaccia.
In altri casi, i terminali possono prevedere la sincronizzazione in cloud, con diversi vantaggi in più come il backup dei dati o l’assistenza tecnica da remoto.
Infine, sono disponibili sul mercato dei sistemi evoluti che, integrando entrambe le funzionalità in un unico terminale, semplificano ulteriormente le procedure di scambio dati.
Come funziona l’invio dei dati
L’invio dei dati dal terminale POS all’Agenzia delle Entrate avviene con modalità simili alla trasmissione telematica dei corrispettivi giornalieri.
Utilizzando il POS, i dati di ogni transazione vengono inviati sia al sistema di pagamento (banca, carta o app) che al registratore, che provvede all’emissione automatica dello scontrino o fattura.
Contemporaneamente, una copia dei dati viene salvata nella memoria interna del registratore e, a fine giornata, un file XML con tutti i pagamenti viene inviato all’Agenzia delle Entrate
In questo modo, l’amministrazione finanziaria può agevolmente incrociare i dati che arrivano dai registratori con gli estratti conto delle banche e dei gestori delle carte di pagamento.
Le fasi dell’attuazione dei nuovi obblighi
Per monitorare il funzionamento generale del sistema e risolvere eventuali criticità prima di estendere l’obbligo a tutti gli esercenti, è stata prevista un’adozione progressiva della misura.
Infatti, in un primo momento si è proceduto ad una fase di test delle diverse soluzioni tecniche per lo scambio dati tra i terminali e l’infrastruttura dell’Agenzia delle Entrate, appena conclusa.
Attualmente, a partire dal secondo semestre 2025 l’obbligo riguarda esclusivamente le attività con un volume d’affari superiore a 400.000 euro annui.
Dal 1° gennaio 2026 l’obbligo diventerà effettivo per tutti i commercianti, artigiani e professionisti.
Impatto dell’adeguamento sui diversi settori
Diversamente da quanto avvenuto per l’introduzione dei registratori telematici, l’adeguamento alle nuove disposizioni non prevede nessun contributo o incentivo fiscale.
Infatti, ciascun esercente dovrà aggiornare autonomamente i propri sistemi, con una spesa notevolmente variabile in base alle dimensioni, complessità e settore economico dell’attività.
Commercio al dettaglio
Per molti negozi, potrebbe essere sufficiente l’aggiornamento del software gestionale già in uso, con un impegno economico proporzionalmente più gravoso per i piccoli esercenti rispetto alle grandi catene.
Invece, le attività sprovviste di un sistema informatico dovranno sostenere l’acquisto o il noleggio di dispositivi compatibili con le nuove disposizioni
Ristorazione
Anche i locali pubblici dovranno dotarsi di un gestionale di sala per la comunicazione in tempo reale tra il registratore di cassa e i terminali per l’ordinazione e pagamento al tavolo.
L’investimento necessario per l’adeguamento potrebbe variare a seconda del numero di tavoli e della complessità dei servizi offerti.
Prestazioni a domicilio
Gli artigiani che svolgono le proprie prestazioni presso il domicilio dei clienti dovranno dotarsi di soluzioni portatili conformi alla normativa.
Per esempio, un POS a batteria con connessione internet mobile e stampante integrata.
Consulenza professionale
Anche gli studi legali, commerciali, e altri consulenti dovranno integrare i software di fatturazione elettronica con i terminali POS.
Per queste categorie, risultano particolamente indicate le soluzioni in cloud.
Le sanzioni per gli inadempienti
Per incentivare un adeguamento il più sollecito possibile alle disposizioni, la normativa prevede un regime sanzionatorio particolarmente severo.
Infatti, chi non collegherà i propri sistemi di POS ai registratori telematici entro i termini stabiliti, incorrerà in multe da 1.000 a 4.000 euro.
A questo, quando la mancata trasmissione non compromette la corretta liquidazione del tributo, si aggiungono le conseguenze di una violazione formale, con un’ulteriore sanzione di 100 euro per ogni operazione, con un massimo di 1.000 euro a trimestre.
Invece, se comporta la dichiarazione di un’imposta inferiore a quella dovuta, costituisce una violazione sostanziale in materia tributaria, con sanzioni più alte, recupero dell’imposta evasa e, nei casi più gravi, la segnalazione per reati tributari.
L’obbligo di integrazione tra pagamenti elettronici e scontrini telematici, in vigore dal 2026, rappresenta un passaggio importante per tutti gli esercenti, chiamati ad adeguare i propri sistemi con anticipo per evitare sanzioni e interruzioni operative.
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